Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 31 oktober 2026

1. Wie zijn wij?

De Bikefit Studio is een handelsnaam van Qarakter BV, met maatschappelijke zetel te Weversstraat 7, 1730 Asse, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 1036.912.281 (RPR Brussel, Nederlandstalige afdeling). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je via deze website en bij een bikefit aan ons toevertrouwt.

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail naar info@debikefitstudio.be of bel +32 473 95 26 33.

2. Welke gegevens verwerken wij, en waarom?

Als je een afspraak maakt

Via het afsprakenformulier of telefonisch verzamelen wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer, de gekozen dienst, datum en tijdstip, en optioneel je leeftijd, gegevens over je fiets en een korte omschrijving van je klachten of doelen. Bij een fit aan huis vragen wij het adres waar de fit doorgaat.

Wij gebruiken deze gegevens om de afspraak vast te leggen, te bevestigen en voor te bereiden, om je te bereiken bij wijzigingen en om de dienst uit te voeren. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit (art. 6.1.b AVG) en, voor de gegevens over je klachten of gezondheid, je uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a AVG). Die omschrijving is vrijblijvend: laat het veld leeg als je liever niets deelt, dan bespreken we het ter plaatse.

Agenda van de bikefitter

Een afspraak wordt ingeschreven in de agenda van de bikefitter die de fit uitvoert. Daarvoor gebruiken wij Google Agenda (Google Ireland Ltd). In die agenda staan enkel de dienst, het tijdstip, je naam en de contactgegevens die nodig zijn om de afspraak uit te voeren.

Bevestiging en herinneringen per e-mail

Wij sturen je een bevestiging van je afspraak, een agenda-uitnodiging en, waar van toepassing, een herinnering, een annulatiebevestiging en na je afspraak een korte vraag naar je ervaring. Deze e-mails horen bij je afspraak. Wij versturen ze via Resend (Resend, Inc.).

Nieuws en aanbiedingen per e-mail

Ben je klant bij ons geweest, dan kunnen wij je af en toe een e-mail sturen over ons aanbod, nieuws uit de studio of een actie. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om bestaande klanten te informeren over gelijkaardige diensten (art. 6.1.f AVG en art. XII.13 van het Wetboek van economisch recht). Ben je nog geen klant, dan vragen wij eerst je toestemming (art. 6.1.a AVG). Je kunt je op elk moment uitschrijven via de link onderaan elke e-mail of met een mailtje naar info@debikefitstudio.be; daarna sturen wij je geen commerciële e-mails meer. Bevestigingen en herinneringen van je afspraken blijven wel komen, want die horen bij je afspraak.

Facturatie en boekhouding

Als wij een factuur opmaken, verwerken wij de gegevens die daarvoor wettelijk verplicht zijn. Rechtsgrond: een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

Technische gegevens en beveiliging

Onze servers registreren kortstondig technische gegevens zoals je IP-adres en het tijdstip van een aanvraag, om misbruik van het afsprakenformulier te voorkomen en de website veilig te houden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website (art. 6.1.f AVG).

Statistieken

Enkel als je daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner, gebruiken wij Google Analytics 4 om te zien hoe de website gebruikt wordt (bezochte pagina’s, herkomst van bezoekers, gebruikt toestel). IP-adressen worden daarbij geanonimiseerd. Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG), die je op elk moment kunt intrekken via de link “Cookies” onderaan de website.

Kaart op de afspraakpagina

Op de afspraakpagina kun je een kaart van Google Maps tonen die laat zien waar de studio ligt. Als je in de cookiebanner toestemming geeft, laadt de kaart zodra je die op de pagina bekijkt. Zonder die toestemming laadt de kaart pas nadat je zelf op “Kaart tonen” klikt. Dan ontvangt Google (Google Ireland Ltd) je IP-adres en kan Google cookies plaatsen. Geef je geen toestemming en klik je niet, dan wordt er niets van Google Maps geladen. Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG), via de cookiebanner of je klik op de kaartknop. Je kunt je cookiekeuze aanpassen via “Cookies” onderaan de website.

3. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• Afspraak- en contactgegevens: tot drie jaar na je laatste afspraak, zodat wij je bij een volgende fit verder kunnen helpen. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.
• Omschrijving van klachten of doelen: tot drie jaar na je laatste afspraak, of eerder als je erom vraagt.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: de wettelijke bewaartermijn (tot tien jaar).
• Je uitschrijving voor commerciële e-mails: zolang nodig om ze te respecteren.
• Technische logbestanden: maximaal dertig dagen.
• Statistieken (Google Analytics): maximaal veertien maanden.

4. Met wie delen wij je gegevens?

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze enkel met leveranciers die ons helpen om de website en de afspraken te laten werken, en die enkel in onze opdracht handelen:

• Vercel Inc.: hosting van de website (Verenigde Staten; deelnemer aan het EU-VS Data Privacy Framework).
• Neon Inc.: databank waarin afspraken bewaard worden (servers in Frankfurt, Europese Unie).
• Google Ireland Ltd.: Google Agenda van de bikefitter en, na toestemming, Google Analytics en de kaart van Google Maps.
• Resend, Inc.: verzenden van onze e-mails, zoals bevestigingen, herinneringen, de vraag naar je ervaring en nieuws of aanbiedingen (Verenigde Staten; standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van standaardcontractbepalingen. Wij geven je gegevens verder enkel door als een wet ons daartoe verplicht.

5. Cookies

Deze website gebruikt zo weinig mogelijk cookies:

• cms_consent: onthoudt je keuze in de cookiebanner (twaalf maanden). Noodzakelijk.
• cms_session: enkel voor medewerkers die inloggen op het beheergedeelte (veertien dagen). Noodzakelijk.
• _ga, _ga_*: Google Analytics, enkel na jouw toestemming (maximaal veertien maanden). Statistisch.

Zonder toestemming plaatsen wij geen statistische cookies en laden wij geen script van Google Analytics. Je keuze kun je altijd aanpassen via de link “Cookies” onderaan elke pagina.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten wissen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en om je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Toestemming die je gaf, kun je op elk moment intrekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid van wat ervoor gebeurde. Tegen commerciële e-mails kun je altijd bezwaar maken: uitschrijven via de link in de e-mail volstaat.

Mail je vraag naar info@debikefitstudio.be. Wij antwoorden binnen een maand. Om zeker te zijn dat wij met de juiste persoon spreken, kunnen wij je vragen om je identiteit te bevestigen.

Ben je niet tevreden met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, contact@apd-gba.be.

7. Beveiliging

Wij beveiligen je gegevens met versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag van toegangssleutels, beperkte toegang voor medewerkers en logging van wijzigingen in het beheergedeelte. Geen enkel systeem is volledig waterdicht; als er toch iets misgaat met je gegevens, brengen wij jou en, waar nodig, de Gegevensbeschermingsautoriteit op de hoogte zoals de wet dat voorschrijft.

8. Minderjarigen

Voor een jeugdfit verwerken wij ook gegevens van jongeren onder 16: enkel wat nodig is om de afspraak te plannen en de fit uit te voeren.

9. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werking of de wetgeving verandert. De datum bovenaan zegt wanneer dat voor het laatst gebeurde. Belangrijke wijzigingen kondigen wij aan op deze pagina.